Najčešći “mitovi” o produktivnosti

Pretrpanost brojnim obavezama koju neretko prati čuvena fraza „ne znam šta pre da dohvatim od posla“, odavno je postala svakodnevica velikog broja zaposlenih. U toj priči razlikuju se oni koji nekako sve stižu da završe na vreme, i oni kojima se ponekad čini da, iako daju sve od sebe, spisak obaveza nikako da se smanji. U ovom drugom slučaju, često se ispostavi da je glavni uzrok nedostatak produktivnosti što, uprkos uloženom trudu i vremenu, u značajnoj meri utiče na nezadovoljavajući ishod rada.

A kada poželimo da poboljšamo produktivnost, skloni smo da potražimo i primenimo razne trikove kako bismo to i ostvarili. Pri tome, među gomilom saveta i preporuka koje pročitamo ili čujemo od drugih, uočavamo i nekolicinu onih koji se uvek iznova ponavljaju. Dakle, ukoliko ih svako preporučuje i tvrdi da stvarno „deluju“, pretpostavljamo i da su zaista provereni u praksi.

To uglavnom jeste tako, međutim, postizanje željenih efekata u praksi zavisi i od detalja koji se ponekad prenebregnu. U tom kontekstu, evo kako se narednih 6 „mitova“ o produktivnosti mogu primeniti tako da zaista donesu rezultat.

Napravite listu obaveza

Podsetnici u vidu taksativno navedenih zadataka koje treba obaviti zaista pomažu – ali samo ukoliko se ova preporuka u praksi primeni na pravi način. Takvim listama, naime, često nedostaje jedna „sitnica“, a to je određivanje vremenskog roka za isplanirane zadatake.

Ukoliko na kraju dana uočite da ste sa spiska precrtali tek polovinu stvari koje ste planirali da uradite, razlog tome može biti činjenica da ste pojedinim stavkama posvetili više vremena nego što je to zaista neophodno. Zbog toga je, uz zadatke koje je moguće završiti u određenom vremenskom periodu, korisno definisati i optimalne rokove, a potom pratiti koje od obaveza sa liste su zapravo privedene kraju i precrtane. Osim što doprinosi satisfakciji zbog završenog posla, ovaj sitan detalj će zaista pozitivno uticati na poboljšanje produktivnosti.

Napred punom parom!

Ima onih dana kada smo spremni da „zagrizemo“ i svom snagom i upornošću se bacimo na obaveze sve dok ih ne privedemo kraju. Svakako da takvu energiju treba iskoristiti – međutim, valja se podsetiti da je u tom procesu s vremena na vreme potrebno napraviti i malu pauzu.

Povremeno „resetovanje“ pomaže nam da održimo fokus, a sat i po vremena rada sa kratkim predahom u međuvremenu u velikoj meri utiče na to da kvalitetnije obavimo posao.

Multitasking podstiče produktivnost

Sposobnost obavljanja više zadataka u isto vreme u teoriji dobro zvuči, međutim ovakav način rada u praksi često dovodi do kontraefekta. Osim što izaziva dodatni stres, izvesnije je da ćemo za gomilu zadataka koje obavljamo istovremeno zapravo utrošiti više vremena nego što bi bilo potrebno za svaki zadatak posebno.

Čak i kada neko tvrdi kako se uspešno hvata u koštac sa više zadataka odjednom, sva je prilika da pri tome ispašta kvalitet obavljenog posla, ali i sposobnost usmeravanja pažnje na važne detalje. Sem toga, nije redak slučaj da se većina započetog naposletku ni ne privede kraju. Rešenje se krije u organizovanju zadataka prema prioritetima i fokusiranju na one koji su u tom trenutku najvažniji.

Najefikasnije se radi pod pritiskom

Ukoliko vaš posao, na primer, zahteva određeni stepen kreativnosti, pod diktatom stresa ili kratkih rokova ova osobina najverovatnije neće doći do punog izražaja, a sam proces rada, umesto dobrih, može doneti prosečne ili čak ispodprosečne rezultate. S druge strane, to ne mora nužno biti slučaj ukoliko zadaci zaista zahtevaju rutinski pristup, ili ste se već toliko izveštili da vam povremeni rad pod pritiskom ne pada teško.

Prema tome, iako će nas kratki rokovi ili odlaganje važnih projekata za poslednji momenat možda zaista naterati da ih ekspresno završimo, rad pod pritiskom u određenim slučajevima ipak neće dati zadovoljavajuće rezultate.

Uradite najpre najteže zadatke

Ova preporuka u praksi ima smisla utoliko što se zaista osećamo rasterećenije kada se najpre „rešimo“ obaveza koje nam teže padaju. Druga strana medalje je što dosadni i teški zadaci umeju da nas „ubiju u pojam“, te se nakon njih neretko osetimo iscrpljeno.

S obzirom na to da su i takvi zadaci sastavni deo svakog posla, rešenje može biti u nalaženju zlatne sredine: ukoliko je to moguće, obaveze koje vam teže padaju radite u trenutku kada procenite da ste zaista naoružani neophodnim strpljenjem i enegrijom.

Kako zaista pobediti naviku konstantnog odlaganje obaveza

Svima se dešava da ponekad svesno ili nesvesno izbegavaju obaveze koje će kad-tad morati da urade, što je donekle prirodna „reakcija“ na poslove koji ne pričinjavaju posebno zadovoljstvo. Međutim, kada povremeno odlaganje obaveza preraste u naviku, iza toga, sa psihološke tačke gledišta, često stoje prikriveni razlozi poput straha od neuspeha ili utisak besmislenosti obavljanja određene vrste posla.

Dakle, ukoliko sebe zatičete kako konstantno odlažete zadatke – pogotovo one krupnije, zapitajte se da li se iza ove navike kriju nezadovoljstvo ili sumnja u sopstvene sposobnosti. To je prvi korak koji će pomoći u njenom uspešnom prevazilaženju.

Još jedan razlog zbog koga navedene preporuke ponekad ne funkcionišu u praksi može biti i nepotrebno preuzimanje na sebe prevelike količine posla, čime u startu sebe (nesvesno) obeshrabrujemo. U tom smislu, obaveze koje u datom trenutku možda i nisu toliko hitne mogu nam oduzeti dragoceno vreme i energiju. U tom kontekstu, potrebno je najpre odrediti prioritete i pritom pokušati proceniti da li je realno ostvariti ono što i sami očekujemo da postignemo.

Izvor: mojafirma.rs | 21.10.2016.