Kada god primetite da postoje određeni zadaci koje radite iznova, vrlo često na isti način, takvi zadaci su kandidati da ih delegirate na nekog drugog. Pri čemu ne govorim o tome da prebacujete na drugoga posao koji vi treba da završite, već govorim o tome da možda možete vaše vreme upotrebiti na neki drugi način koji više doprinosi razvoju vaše kompanije.
Neki od zadataka koje možete delegirati na druge su:
- Zakazivanje sastanaka
- Kreiranje tipskih izveštaja (nedeljnih, mesečnih,…)
- Kreiranje ponuda za vaše proizvode ili usluge
- Realizovanje aktivnosti za vaše klijente koje imaju standardnu proceduru
- Naplata potraživanja
U nastavku pogledajte koje korake možete da preduzmete kako bi uspešno delegirali neki od zadataka:
1) Razmislite na koji način vi radite zadatak
Kada ste odredili zadatak koji želite da delegirate, prvi korak je da razmislite na koji način vi radite taj zadatak. S obzirom da ste potpuno upoznati sa tim šta treba uraditi, važno je da se malo “izmaknete” i prođete kroz isti taj proces kao da sebe posmatrate dok radite. Ovo će vam omogućiti da uočite eventualne suvišne korake koje radite ili stvari koje biste mogli da uradite na drugačiji način bolje i efikasnije. U suštini svo vreme dok prolazite kroy proces realizacije zadatka stalno treba da se pitate “Koje korake treba da eliminišem ili unapredim da bi nekom drugom bilo lakše da ovo uradi?”.
2) Kreirajte proceduru
Ovo je najvažniji deo i mesto gde većina ljudi propusti priliku da uspešno delegira. Vrlo je teško očekivati od nekoga da radi baš onako kako vama odgovara bez neke vrste uputstva. Zbog toga preporučujem da napravite uputstvo koje će omogućiti bilo kome da može uraditi zadatak jednako efikasno kao i vi, prateći određeni niz koraka jedan za drugim. Ukoliko procedura podrazumeva korišćenje nekog programa preporučujem da uključite i slike ekrana koje su vezane za određene korake, što će značajno ubrzati proces implementacije.
3) Prođite kroz proceduru zajedno
Procedura koju ste napravili, ma koliko se vi potrudili, verovatno neće biti potpuno jasna onome kome je namenjena. Zbog toga je važno da prvih nekoliko puta zajedno prođete kroz proceduru i radite na njenom unapređenju. Predlažem da prvi put sednete zajedno i pustite tu osobu da sve radi u skladu sa procedurom koju ste napravili, a da vi zapisujete šta joj nije jasno, šta je pogrešno razumela i slično. Ovo je važno za vas kako bi uočili na koji način ljudi razmišljaju te koje stvari treba da promenite kada budete pravili neku sledeću proceduru. Nakon toga, sledećih nekoliko puta kažite osobi koja treba da radi zadatak umesto vas da razmisli o tome da li su neki koraci suvišni te da li neke stvari mogu da se urade na brži ili jednostavniji način. Velika je verovatnoća da ćete čuti nove ideje koje će biti vredne i koje će unaprediti dodatno proceduru.
4) Unapredite proceduru
Sledeći korak je da unapredite proceduru na osnovu svih prikupljenih informacija tokom ove početne faze implementacije. Mnogo je bolje prikupiti sve što ste primetili na jedno mesto i onda napraviti novu verziju procedure posle nekog vremena, nego menjati stvari svaki put kada uočite da nešto nije u redu. Ovo je zbog toga što vam se u nekom trenutku može učiniti da nešto nije dobro, ali posle određenog vremena možete shvatiti da niste sagledali čitav proces, te da u stvari ništa ne treba menjati. Naravno, stvari kao što su slovne greške, ili kao što je potpuno pogrešan korak ili korak koji je pogrešno objašnjen treba izmeniti odmah, ali postoji dosta sitnih stvari koje ćete uočiti i koje imaju mnogo više smisla kada se razmatraju sve zajedno.
5) Pratite realizaciju i po potrebi optimizujte
Kada ste konačno delegirali zadatak, odredite termine kada ćete imati kratke sastanke na kojima ćete proveravati da li je sve u redu, te da li se ostvaruju očekivani rezultati. U početku ćete verovatno ovo trebati da radite češće, a kasnije mnogo ređe ili u najboljem slučaju neće više biti ni potrebe za ovakvom vrstom sastanaka.
Ukoliko do sada niste delegirali stvari na ovaj način predlažem da počnete sa nekim lakšim zadatkom, kao što je recimo kreiranje ponude za koju već postoji šablon, a da vremenom birate i kompleksnije zadatke.
Izvor: http://zeljkopopovic.com/
