Sama Uredba odnosi se na stvaraoce i imaoce arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku. Konkretnije, Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti određuje da su stvaraoci pravna i fizička lica čijim radom nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal, dok su imaoci pravna i fizička lica koji takvu građu drže po određenom osnovu. Uopšteno rečeno, ova materija obuhvata sve subjekte koji obavljaju privredne i vanprivredne delatnosti.
Ipak, Zakon propisuje kaznene odredbe samo za pravna lica, iz čega proizilazi da nisu predviđene sankcije za fizička lica i preduzetnike. Ne očekujemo da će se budućim promenama zakona uvoditi sankcije za nepoštovanje odredaba ovih propisa, za te grupe subjekata.
Ne, obaveza elektronskog arhiviranja se generalno odnosi na dokumentarni materijal koji nastane u elektronskom formatu. Za sada ne postoje zvanično tumačenje da će se Uredba primenjivati na dokumente nastale pre 1. januara 2024. godine, već samo na nastale nakon ovog datuma.
Nemate obavezu skeniranja štampanih dokumenata. Ukoliko ipak odlučite da to uradite prosto skeniran dokument predstavlja kopiju štampanog dokumenta i ne spada pod ovu Uredbu. Međutim, ukoliko štampani dokument digitalizujete na način da elektronski primerak predstavlja akt iste dokazne snage kao original, onda takav akt potpada pod ovu Uredbu. Ovaj način digitalizacije sprovodi se po posebnoj proceduri. (pogledajte odgovor na pitanje 3.)
Digitalizacija u smislu ovog zakona predstavlja konverziju dokumenta koji nije u elektronskom obliku u elektronski oblik. Akt tj. dokument koji je digitalizovan ima istu dokaznu snagu kao originalni akt, ako su kumulativno ispunjeni sledeći uslovi:
Detaljna pravila šta predstavlja digitalizovani akt propisana su u članu 11 Zakona o elektronskom dokumentu.
Još jedna nedovoljno jasno regulisana obaveza je da li se arhiviranje elektronskih dokumenata sprovodi svakodnevno, nedeljno, mesečno ili godišnje. Za sada nema izričitih normi koje će odgovoriti na ovo pitanje, ali očekujemo da će period arhiviranja pratiti rokove koji su uspostavljeni Zakonom o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, kao krovnim zakonom. Dakle, očekujemo da će se sprovoditi početkom godine, za prethodnu kalendarsku godinu. Svakako, ovo pitanje i dalje ostaje otvoreno.
Nije potrebno. Subjekti javnog sektora koristiće državnu platformu eArhiv. Još uvek ne postoje zvanične i nezvanične informacije o nastanku, upotrebi i početku rada te platforme.
Subjekti privatnog sektora mogu izabrati jednu od dve opcije:
Na primer, korisnici Kancelarka će imati priliku da besplatno koriste softver za elektronsko arhiviranje kojim će ispunjavati obavezu pouzdanog elektronskog čuvanja dokumenata.
Pouzdano čuvanje može sprovoditi imalac ili stvaralac dokumentarnog materijala, uz poštovanje postupaka i tehnoloških rešenja kojima se obezbeđuje mogućnost dokazivanja validnosti kvalifikovanog elektronskog potpisa/pečata.
Kvalifikovano elektronsko čuvanje može obavljati samo pružalac usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata, koji je registrovan za tu uslugu od strane nadležnog ministarstva.
Suštinski, za ispunjenje obaveze uopšte ne morate raditi kvalifikovano čuvanje i angažovati pružaoca usluge, ako imate sopstvene resurse za sprovođenje elektronskog arhiviranja, ili imate odgovarajuće softversko rešenje.
Formati koji su pogodni za dugotrajno čuvanje su: PDF/A, PDF/E, UTF-8, TIFF, JPEG, PNG, JPEG2000, SVG, kao i određeni binarni formati. Detaljno pojašnjenje formata koji su pogodni za čuvanje opisuje član 13 Uredbe o uslovima za pripremu dokumenta za pouzdano elektronsko čuvanje i form atima dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.
Da, predviđeno je da javni sektor svoje obaveze ispunjava korišćenjem platforme nadležnog ministarstva pod nazivom eArhiv. Za sada ne postoje bliže informacije o ovom portalu, početku njegovog rada i njegovim karakteristikama.
Sa druge strane, nije predviđeno da portal eArhiv koristi privatni sektor, već će biti slobodan da izabere softversko rešenje najprikladnije svom poslovanju
Arhivska knjiga predstavlja evidenciju tj. popis celokupne dokumentacije nastale u kalendarskoj godini, bez obzira da li su ti dokumenti nastali u papirnom ili elektronskom obliku.
Elektronsko arhiviranje predstavlja sam čin arhiviranja dokumenata nastalih u elektronskom obliku. To predstavlja klasifikovsanje, razvrstavanje, pouzdano čuvanje i dostupnost tih dokumenata.
Uloga SEF-a u kontekstu elektronskog arhiviranja nije najpreciznije određena, i moguće je da će u narednim mesecima ova tema biti dodatno pojašnjena. Ali, s obzirom na standardizaciju dokumenata (npr. XML format) koja je sprovedena uspostavljanjem SEF-a, mišljenja smo da je dokumentarni materijal koji je pohranjen u SEF na taj način već elektronski arhiviran, da je ispunjena obaveza pouzdanog čuvanja, i da ne postoji potreba za dodatnim arhiviranjem, na drugoj lokaciji.
Propisi koji su izvori prava u ovoj i srodnim oblastima su:
Izvor: Paragraf
Izaberite poslovnu jedinicu koju želite da kontaktirate:
